Kary umowne w zamówieniach publicznych

Kary umowne odgrywają ważną rolę w prawie umów, służąc stronom ochronie ich interesów i sprzyjając dążeniu do zapewnienia zobowiązań umownych. Zapisy dotyczące kar umownych stanowią dobrowolny element umowy. Należy je postrzegać jako formę sankcji o charakterze majątkowym, która może zostać nałożona na stronę umowy, gdy ta nie wywiązuje się z określonych umową obowiązków lub narusza warunki umowy. Wyłącznie precyzyjne i jednoznaczne sformułowania dotyczące kar umownych prowadzi do skutecznego zabezpieczenia interesu wierzyciela.

We wrześniu 2023 r. Prokuratoria Generalna RP opublikowała Rekomendacje w zakresie formułowania postanowień umów dotyczących kar umownych, w których szeroko w oparciu o poglądy doktryny oraz utrwaloną linię orzeczniczą zakreśliła specyfikę tematu podkreślając doniosłość najistotniejszych kwestii, na które należy zwrócić uwagę formułując postanowienia kontraktowe dotyczące kar umownych. Na co warto zwrócić uwagę, jeśli chodzi o kary umowne w zamówieniach publicznych? Dowiedz się więcej na ten temat, właśnie w tym artykule.

Efektywne zabezpieczenie interesów wierzyciela

Kary umowne mają funkcję kompensacyjną. Oznacza to konieczność wpłaty określonej kwoty pieniężnej wynika z  niewykonania zobowiązania (w całości lub w części) oraz represyjną – motywując dłużnika do realizacji umowy. Ich konstrukcja powinna przede wszystkim uwzględniać cel kary umownej. Powinna wskazywać jasno na zidentyfikowany, rzeczywisty interes wierzyciela oraz kompensować wierzycielowi możliwe skutki niewykonania umowy, biorąc pod uwagę szkody majątkowe oraz niemajątkowe określone w kwocie pieniężnej. Pytania pomocnicze, które pomogą sprecyzować daną kwestię:

1. Jaki interes wierzyciela wymaga zabezpieczenia?
2. Jakie są prawdopodobne konsekwencje naruszenia tego interesu w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania? 
3. Czy istnieje ryzyko, że wysokość szkody będzie wyższa niż kara umowna?
4. Czy ryzyku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania można zapobiec lub zminimalizować je w inny sposób np. poprzez modyfikację zasad płatności?

Sformułowanie interesów stron w preambule umowy

Interesy stron często mają charakter niematerialny i są trudne do przeliczenia na wartość pieniężną. Dokładne określenie we wstępie umowy interesu stron, a także wskazanie wysokości kar umownych może pomóc uniknąć wielu niejasności w wyniku sporu.

Adekwatność  kar umownych

Kary umowne powinny stanowić adekwatną co do wysokości szkody rekompensatę dla strony, która ucierpiała w wyniku naruszenia umowy przez drugą stronę umożliwiając w ten sposób odzyskanie strat poniesionych w wyniku naruszenia umowy. Adekwatność ta, powinna zostać spełniona równocześnie na dwóch płaszczyznach, powinna stanowić zarówno: znaczącą dolegliwość kary wobec dłużnika, a równocześnie nie stanowić podstawy do stwierdzenia nieuzasadnionego wzbogacenia się wierzyciela. Wspomniana nieadekwatność może objawiać się np. w dysproporcji sankcji umownych do wagi i skutków konkretnego naruszenia umowy. Dążąc do zmniejszenia ryzyka sporów w przedmiocie podważania przez stronę przeciwną wysokości kar umownych warto zawrzeć w umowie możliwość miarkowania kar umownych – stosowanie do wymogów przepisu art. 484 §2 k.c.

Jednoznaczne i precyzyjne sformułowanie kwoty kar umownych

Wysokość kary umownej może być określona przez opisanie sposobu jej obliczenia m.in. poprzez określonej stawki kwotowej albo jako określony procent innej kwoty (stanowiącej całość lub część umowy) w kwocie netto lub brutto. Kwota kary umownej nie powinna zależeć od innych czynników np. opinii biegłego, ustaleń ustnych. Powinna zostać sformułowana jednoznacznie.

Pytania pomocnicze:

1. W jaki sposób (tj. na podstawie jakich czynników, działań matematycznych) zostanie obliczona kara umowna?
2. Czy podstawę obliczenia kary umownej ma stanowić kwota brutto czy netto? 
3. Czy zmiana stawki podatku VAT wpływa na wysokość należnej kary umownej? 
4. Czy zmiana wynagrodzenia (np. w wyniku waloryzacji) wpływa na wysokość kary umownej?

Uwzględnienie w umowie przewidywanych naruszeń obowiązków kontraktowych oraz ich stosowne zabezpieczenie

Takie zapisy pełnią w umowie funkcję prewencyjną. Zabezpieczają rzeczywiste interesy strony, której celem jest skategoryzowanie zobiektywizowanego rodzaju uszczerbku oraz określenia konsekwencji tego uszczerbku. Na przykład poprzez: etapowe określenie terminów realizacji obowiązków umownych. Zabezpiecza ono wierzyciela od nieterminowej realizacji umowy przez stronę. Wysokość kar umownych oraz przesłanki do ich zastosowania powinny zostać określone na podstawie analizy interesów wierzyciela i potencjalnych negatywnych konsekwencji naruszenia umowy w kontekście realiów konkretnego kontraktu. Tylko takie dopasowanie konstrukcji umownych minimalizuje ryzyko sporu z dłużnikiem i zwiększa efektywność kary umownej. Należy pamiętać też, aby unikać zapisów nieostrych i ogólnikowych.

Pytania pomocnicze: 

1. W przypadku kary określonej w stosunku do wysokości wynagrodzenia (lub innego świadczenia należnego drugiej stronie): czy podstawę do obliczenia kary stanowi całość wynagrodzenia, czy też określoną jego część?
2. Czy intencją stron jest, by odpowiedzialność dłużnika obejmowała okoliczności inne niż zawinione?

Regulacja zasad postępowania przedsądowego w przypadku naruszenia warunków umowy

Uwzględnienie w umowie rozwiązania ewentualnego sporu na drodze ugody przedsądowej, pozwoli na uniknięcie niejasności, a także pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze. Przy obecności kar umownych strony umowy są bardziej zmotywowane do rzetelnego wypełnienia swoich zobowiązań, ponieważ poniesienie kary może być kosztowne np.: Zastrzeżenie pozwalające na dochodzenie kar umownych także po odstąpieniu od umowy. Ważne! Nie jest możliwe nałożenie na stronę kary umownej na wypadek odstąpienia od umowy z powodu niewykonania zobowiązania o charakterze pieniężnym.

Określenie definicji pojęć

Określenie sposobu definiowania niektórych pojęć może być istotne w przypadku powstania sporu. Warto zdefiniować w umowie m.in.: opóźnienie, zwłoka oraz określić sposób naliczania kar umownych dla każdego z nich. Inne kwestie, które warto uwzględnić w umowie to m.in. wysokość limitu kar umownych, wysokość kary umownej w kontekście wielokrotnego naruszenia umowy.

Uwzględnienie przepisów szczególnych dotyczące kar umownych

Przepisy szczególne dotyczą m.in. zamówień publicznych w tym przepisy prawa zamówień publicznych przewidują obowiązek wprowadzania określonych postanowień dot. kar umownych do niektórych umów w sprawie zamówienia publicznego (art. 436 pkt 3 i pkt 4 lit. a p.z.p., art. 437 ust.1 pkt 7p.z.p.).

Rekomendacje zaprezentowane w stanowisku Prokuratorii Generalnej RP mają ogólny charakter doradczy służący ocenie aktualnych oraz przyszłych stanów faktycznych i prawnych dotyczących umów między podmiotami gospodarczymi. Odzwierciedlają one aktualną linię orzeczniczą oraz poglądy doktryny w zakresie kar umownych w rozumieniu art. 483 k.c. oraz stanowią wskazówkę do interpretacji. Zapisy niezgodne z tymi rekomendacjami nie powodują nieważności umowy, ani postanowień dotyczących kar umownych. Nie wprowadzają również obligatoryjnego obowiązku stosowania ich w każdej umowie.

Masz wątpliwości w odniesieniu do kar umownych?

Proponuję więc, abyś skontaktował się ze mną telefonicznie lub za pośrednictwem maila. Napisz mi pytania, na które chciałbyś poznaj odpowiedź. Postaram się przeanalizować Twoją sprawę i następnie dopasować do niej możliwie najbardziej korzystne rozwiązanie. Każdy case jest inny, dlatego należy podejść do niego w sposób indywidualny. Jeśli jesteś zainteresowany pomocą prawną, skontaktuj się ze mną. Umówimy się na spotkanie lub załatwimy wszelkie niezbędne szczegóły za pośrednictwem poczty elektronicznej.