Branża budowlana od zawsze uchodziła za jedną z najbardziej wymagających, ale i konserwatywnych. Wciąż nietrudno spotkać na budowie zeszyty, kartki, Excel i klasyczne „telefon do kierownika”. Jednak rzeczywistość się zmienia. Rosnące oczekiwania inwestorów, bardziej złożone kontrakty, większe tempo prac i niestabilność cen materiałów powodują, że zarządzanie budżetem i ryzykiem projektowym staje się kluczowe. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów do zarządzania finansami i projektami budowlanymi. Właśnie o tym opowiadała w podcaście Prawnik Buduje Ania Garczyk z firmy Kofio – jednej z firm, które od lat pomagają wykonawcom wdrażać nowoczesne technologie. I choć to temat rzadko poruszany na blogach prawniczych, warto się nim zainteresować. Bo systemy tego typu mają ogromny wpływ na to, czy projekt zakończy się sukcesem – również pod względem prawnym.
Po co nowe technologie, skoro jest kierownik i księgowa?
To pytanie często słyszą wdrożeniowcy. Po co wdrażać system, skoro „od lat sobie radzimy”? Excel, e-maile, telefoniczne uzgodnienia – przecież to działa. Tylko że właśnie działa – do momentu, w którym coś pójdzie nie tak. Budownictwo to branża, w której opóźnienia, przekroczenia budżetów i nieprzewidziane ryzyka są na porządku dziennym. I tu pojawia się największa wada tradycyjnych metod – opierają się na danych historycznych. Manager dowiaduje się w listopadzie, że we wrześniu stracił pieniądze przez decyzje podjęte w czerwcu. A wtedy na reakcję jest już za późno. Dlatego filozofia nowoczesnych systemów to „w trakcie, nie po fakcie”. Im szybciej dostaniesz ostrzeżenie o ryzyku, tym więcej możesz jeszcze zrobić.
Dlaczego branża budowlana szczególnie potrzebuje takich systemów?
Każdy projekt budowlany to ogromna maszyna, w której spotykają się:
- interesy inwestora,
- cele i harmonogram wykonawcy,
- umowy i rozliczenia z dziesiątkami podwykonawców.
I wszystkie te elementy muszą spinać się finansowo. A przecież realia budowy są dynamiczne: zmieniają się ceny, dostępność materiałów, terminy dostaw, sytuacja pogodowa czy uwarunkowania prawne. Ania Garczyk podaje obrazowy przykład: tak jak opóźnienie pociągu powoduje kaskadę kolejnych opóźnień, tak niewychwycone na czas zagrożenie budżetowe na budowie może się kumulować. W efekcie, na koniec projektu, zamiast zysku pojawia się milionowa strata. Systemy takie jak Kofios B pomagają temu zapobiegać. Nie tylko monitorują dane w czasie rzeczywistym, ale też prognozują, co wydarzy się na dalszych etapach projektu.
Czy Twoje umowy są gotowe na kontrolę kosztów i model ETC?
Wdrażanie nowoczesnych systemów kontroli budżetu (takich jak Kofios B) i praca w modelu estimate to complete (ETC) to dziś coraz częstszy standard w budownictwie. Ale nawet najlepszy system nie uchroni Cię przed sporami, jeśli umowy z podwykonawcami i dostawcami będą przestarzałe lub źle powiązane z harmonogramem. W praktyce widzę to na co dzień:
- płatności w umowie nieprzystające do rzeczywistego postępu robót,
- brak zapisów o etapowym rozliczaniu w oparciu o dane z systemu,
- niejasne zasady waloryzacji i korekty harmonogramu,
- brak zgodności umów z protokołami odbioru i faktycznymi procesami w systemie.
Dlatego proponuję Ci analizę umów nie tylko pod kątem pracy w modelu ETC i kontroli kosztów. Pomagam firmom budowlanym przygotować się prawnie do wdrożeń takich systemów, aby uniknąć późniejszych problemów w rozliczeniach, sporach z inwestorem czy audytach. Jeśli planujesz wdrożenie systemu zarządzania budżetem albo chcesz sprawdzić, czy Twoje umowy są na to gotowe, zapraszam do kontaktu. Wystarczy napisać do mnie. Omówimy, co można w Twojej dokumentacji poprawić, aby nowe technologie faktycznie przyniosły firmie przewagę.
Co daje wdrożenie systemu w praktyce?
Firmy, które decydują się na taki krok, szybko dostrzegają korzyści. I to nie tylko w obszarze samego raportowania.
- Błyskawiczny dostęp do danych z budowy. Nie trzeba jechać na miejsce – wystarczy zajrzeć do systemu.
- Automatyzacja obiegu faktur. Czas od otrzymania faktury do jej akceptacji spadł w jednym z projektów z 45 do 5 dni.
- Monitorowanie zamówień i materiałów. Dzięki temu udało się wychwycić materiały zamówione trzykrotnie – realna oszczędność 400 tys. zł.
- Szybkie wdrożenie nowego kierownika budowy. W przypadku nagłej zmiany osoby prowadzącej projekt system daje gotowy obraz sytuacji – umowy, postęp prac, rozliczenia.
Największe wyzwania przy wdrażaniu? Mentalność i strach przed zmianą
Paradoksalnie to nie technologia jest największym wyzwaniem przy wdrażaniu. To ludzie i ich przyzwyczajenia.
- „Po co nam system, skoro mamy kierownika i księgową?”
- „Excel jest elastyczny.”
- „U nas zawsze się tak robiło.”
Tymczasem to właśnie brak standaryzacji i brak dostępu do aktualnych danych są główną przyczyną strat. Co ciekawe, często to księgowe i kadry administracyjne najtrudniej przekonać do zmiany. Excel jest im dobrze znany i wygodny. Ale to tylko pozorna wygoda – bo koszt ręcznych błędów czy opóźnień w akceptacji faktur może być liczony w setkach tysięcy złotych.
System dla całej firmy – nie tylko dla finansów
Nowoczesne systemy do zarządzania budżetem i ryzykiem projektowym działają globalnie w całej organizacji.
- Kierownik budowy rejestruje czas pracy i zamówienia.
- Zarząd widzi prognozy budżetowe i ostrzeżenia.
- Dział zakupów planuje materiały zgodnie z harmonogramem.
- Księgowość automatycznie przypisuje koszty do pozycji w budżecie.
- Kierownik projektu zdalnie śledzi postęp realizacji.
System nie tylko integruje dane z różnych źródeł, ale też uczy firmę pracy w jednolitym, ustandaryzowanym środowisku. A to z kolei ułatwia wdrożenie nowych pracowników, szybsze podejmowanie decyzji i lepszą kontrolę nad ryzykiem.
Standaryzacja i integracja z BIM – krok w stronę dojrzałości projektowej
Ważnym elementem nowoczesnego zarządzania projektami budowlanymi jest połączenie systemów budżetowych z metodologią BIM.
Choć BIM to głównie planowanie i modelowanie projektu, dane z jego etapu realizacji (postęp robót, koszty, harmonogramy, rozliczenia z podwykonawcami) są kluczowe, by mieć pełny obraz. Dlatego integracja tych danych w jednym systemie to przyszłość nowoczesnego budownictwa.
AI na budowie – nie science-fiction, lecz codzienność
Co ciekawe, sztuczna inteligencja już wkracza do branży budowlanej.
- Asystenci AI (jak Neo w systemie Kofios B) wspomagają procesy administracyjne.
- Systemy uczą się prognozować ryzyka i możliwe przekroczenia budżetu.
- Automatyzacja analiz pozwala szybciej wychwytywać błędy i anomalia w danych.
Ale kluczowe jest to, co podkreślała Ania Garczyk, AI potrzebuje dobrych danych wejściowych. Bez poprawnie wprowadzanych danych nawet najlepszy algorytm będzie generował błędne prognozy.
A co z zamówieniami publicznymi?
Choć systemy do zarządzania budżetem są obecnie wdrażane głównie po stronie wykonawców, widać rosnącą presję, by również zamawiający publiczni zaczęli korzystać z takich narzędzi.
- Lepsza kontrola postępu prac.
- Mniejsze ryzyko przekroczenia budżetu.
- Przejrzystość i możliwość audytu w czasie rzeczywistym.
Coraz częściej pojawiają się postulaty, by wdrożenie BIM i systemów budżetowych było jednym z wymogów w przetargach – zwłaszcza przy dużych projektach infrastrukturalnych. To trend, który prawdopodobnie będzie się nasilał.
Wnioski są proste, kto pierwszy, ten wygrywa i lepszy
Jedno jest pewne: przekroczenia budżetu w budownictwie są standardem. Firma, która jako pierwsza wdroży skuteczny system do zarządzania finansami i ryzykiem, zyska przewagę, której konkurencja nie nadrobi. Bo przewaga jest trwała i kumulatywna. Z każdym kolejnym projektem firma zyskuje doświadczenie i sprawność, której nie da się kupić od ręki. Budownictwo to branża, w której margines błędu jest coraz mniejszy. Systemy do zarządzania budżetem, takie jak Kofios B, pokazują, że technologia nie jest już luksusem – staje się koniecznością. A dla prawnika budowlanego to także ważna lekcja: coraz częściej spory o przekroczenie budżetu, opóźnienia czy odpowiedzialność za błędy będą opierały się o to, jakimi narzędziami zarządzała firma i czy dołożyła należytej staranności. Można więc powiedzieć, że nowoczesne zarządzanie finansami w budownictwie to dziś nie tylko dobra praktyka – ale i element due diligence.
